办公室管理制度

第一章总则

1、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制定本制度。

2、本制度适用于办公室所有成员并严格遵守各项规定。

3、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

4、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章职责范围

1、办公室管理人员直接受办公室主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

2、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

3、负责公司文件管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

4、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

5、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

6、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

7、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。

第三章办公室事务管理

一、文件档案管理制度

1、文件管理制度

1)文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2)公司上报下发正式文件的权利主要集中在办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3)公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，董事长签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，办公室负责审核，审核无误后打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由董事长盖章，签发。

4)凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5)机密文件由办公室主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6)各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需办公室主管审批，董事长批准后方可借阅。

7)办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8)按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9)根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报办公室主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

10)文件管理流程

内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

借阅流程：提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

2、档案管理制度

1)应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2)所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3)坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4)各部门需借阅相关档案，须由办公室主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5)档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6)档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

7)档案管理流程

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

二、办公用品管理制度

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序：每月25号之前各部门将所需办公用品报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经董事长签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管领导批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

三、会议管理制度

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，办公室文员负责做好相应的会议记录。

3、办公室文员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

6、会议流程

会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理

四、环境卫生管理制度

1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、清洁卫生实行各部门清洁区责任制，办公室做好卫生区域的划分，督促各部门打扫各自负责的办公区域卫生，并负责卫生检查工作。

3、由办公室不定时对清洁卫生进行检查、维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

4、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。

5、环境卫生管理流程

划分卫生区域→各部门完成清洁项目→监督检查→办公室人员检查、维护→发现问题→执行处理

五、日常事务管理

1、 接待管理

1)来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

2)以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

3)接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

4)流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁。

2、考勤管理

具体考勤工作流程及方式参照《考勤管理制度》。

3、报刊收发整理

1)办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。

2)办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。

3)任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。

4)报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。

5)流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

4、文化宣传管理

1)负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。

2)根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作，做好重要会议或活动的摄影录影工作。

3)关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。

4)收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。

5)负责公司微信公众号运营及公司网站内容维护。

6)流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档

六、其他事务

1、收发传真等其他事务。

2、负责公司文书的打印复印工作。

3、负责室内花卉的养护工作。

4、协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。